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Vereinbarung zur Auftrags­verarbeitung

zwischen dem Nutzer von vertriebs.support als Verantwortlichem (nachfolgend „Verantwortlicher“) und Deine Vertriebsunterstützung, Inhaber Jonathan Reinacher, Wittbräucker Str. 133, 44287 Dortmund, als Auftragsverarbeiter (nachfolgend „Auftragsverarbeiter“), nach Art. 28 Abs. 3 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

1. Gegenstand und Dauer

Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die Anwendung vertriebs.support nach den Nutzungsbedingungen bereit. Soweit der Verantwortliche dabei personenbezogene Daten Dritter in die Anwendung einbringt oder aus den Systemen seiner Vertriebsorganisation übernimmt, verarbeitet der Auftragsverarbeiter sie in seinem Auftrag. Gegenstand, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der Daten und die Kategorien betroffener Personen beschreibt Anlage 1.

Die Vereinbarung gilt, solange der Nutzungsvertrag besteht, und endet mit ihm. Sie geht den Nutzungsbedingungen vor, soweit beide denselben Gegenstand regeln.

2. Verantwortung des Verantwortlichen

Der Verantwortliche entscheidet über Zwecke und Mittel der Verarbeitung. Er ist für die Zulässigkeit der Verarbeitung, die Wahl der Rechtsgrundlage, die Richtigkeit der von ihm eingebrachten Angaben und die Wahrung der Rechte der betroffenen Personen verantwortlich, insbesondere für deren Information nach Art. 13 und 14 DSGVO. Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO bringt er nicht ein.

3. Weisungen

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, auch in Bezug auf die Übermittlung in ein Drittland, es sei denn, er ist durch das Recht der Union oder eines Mitgliedstaats dazu verpflichtet; in diesem Fall teilt er dem Verantwortlichen die rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das Recht dies nicht verbietet.

Die Weisungen sind in dieser Vereinbarung und in den Funktionen der Anwendung festgelegt: Wer eine Funktion nutzt – etwa einen Vorgang anlegt, ein Schreiben zur Unterschrift oder an eine Gesellschaft sendet oder einen Vorgang löscht –, erteilt damit die Weisung zu der damit verbundenen Verarbeitung. Soweit die Anwendung vorsieht, dass betroffene Personen im Namen des Verantwortlichen über die Verarbeitung informiert werden, gilt auch dieser Versand als seine Weisung. Weitere Weisungen erteilt der Verantwortliche in Textform an info@vertriebs.support.

Die Anwendung sieht das für Kundinnen und Kunden vor: Werden Angaben zu ihnen gespeichert und ist eine E-Mail-Adresse hinterlegt, erhalten sie eine Datenschutzinformation nach Art. 14 DSGVO per E-Mail, die der Auftragsverarbeiter formuliert und im Auftrag des Verantwortlichen versendet; Antworten darauf gehen an den Verantwortlichen. Die Information nennt ihn mit Name, Anschrift und Kontaktdaten aus seinem Nutzerkonto; er hält diese Angaben aktuell. Liegt keine E-Mail-Adresse vor oder kommt die Information nicht an, informiert der Verantwortliche selbst; die Anwendung zeigt ihm, wen das betrifft.

Ist der Auftragsverarbeiter der Ansicht, dass eine Weisung gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt, weist er den Verantwortlichen unverzüglich darauf hin. Er darf die Ausführung aussetzen, bis der Verantwortliche sie bestätigt oder ändert.

4. Vertraulichkeit

Der Auftragsverarbeiter gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Auf die Daten greift er nur zu, soweit Betrieb, Wartung und Support der Anwendung es erfordern.

5. Sicherheit der Verarbeitung

Der Auftragsverarbeiter trifft die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, die Anlage 3 beschreibt. Er passt sie dem Stand der Technik an; das Schutzniveau darf dabei nicht sinken.

6. Unterauftragsverarbeiter

Der Verantwortliche erteilt die allgemeine Genehmigung, weitere Auftragsverarbeiter einzusetzen. Die bei Abschluss eingesetzten nennt Anlage 2; sie gelten als genehmigt. Der Auftragsverarbeiter verpflichtet jeden weiteren Auftragsverarbeiter vertraglich auf dieselben Datenschutzpflichten wie diese Vereinbarung.

Eine beabsichtigte Hinzuziehung oder Ersetzung teilt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen mindestens vier Wochen vorher per E-Mail mit. Der Verantwortliche kann innerhalb dieser Frist aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen. Kommt keine Einigung zustande, kann jede Seite den Nutzungsvertrag zum Zeitpunkt der Änderung kündigen.

7. Übermittlung in Drittländer

Gespeichert und verarbeitet werden die Daten in Rechenzentren in der Europäischen Union. Einzelne Unterauftragsverarbeiter haben ihren Sitz in den Vereinigten Staaten oder in Singapur oder gehören zu einem Konzern mit Sitz in den Vereinigten Staaten, sodass ein Zugriff von dort nicht auszuschließen ist. Er ist durch einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission oder durch Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO abgesichert; welche Grundlage für welchen Anbieter gilt, nennt Anlage 2. Der Verantwortliche weist den Auftragsverarbeiter an, die Daten in diesem Rahmen zu übermitteln.

8. Unterstützung bei den Rechten betroffener Personen

Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen dabei, Anträge betroffener Personen nach Kapitel III der DSGVO zu beantworten. Vieles davon kann der Verantwortliche in der Anwendung selbst: Angaben einsehen, berichtigen, herunterladen und löschen. Wendet sich eine betroffene Person unmittelbar an den Auftragsverarbeiter, leitet er das Anliegen unverzüglich an den Verantwortlichen weiter und beantwortet es nicht selbst.

9. Unterstützung nach Art. 32 bis 36 DSGVO

Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen bei der Sicherheit der Verarbeitung, bei Meldungen und Benachrichtigungen nach Art. 33 und 34 DSGVO, bei einer Datenschutz-Folgenabschätzung und bei einer vorherigen Konsultation der Aufsichtsbehörde. Eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten meldet er dem Verantwortlichen unverzüglich nach Bekanntwerden, mit den Angaben, die Art. 33 Abs. 3 DSGVO nennt, soweit sie ihm vorliegen.

10. Löschung und Rückgabe

Löscht der Verantwortliche Angaben in der Anwendung, löscht der Auftragsverarbeiter sie vollständig: in der Datenbank, die zugehörigen Dateien – unterschriebene Schreiben, Bilder von Unterschriften, Sendeberichte – und die Kopien versandter E-Mails einschließlich der Antworten darauf in den Versandpostfächern. Den Nachweis, dass und wann eine betroffene Person nach Ziffer 3 informiert wurde, bewahrt er danach ohne Namen und Anschrift höchstens drei Jahre auf. Dokumente, die der Faxdienst zu einem versandten Fax aufbewahrt, löscht der Auftragsverarbeiter dort unverzüglich. Seine eigenen Sicherungen (Anlage 3) bewahrt der Auftragsverarbeiter vierzehn Tage auf; was darin oder in Wiederherstellungsbereichen der Anbieter verbleibt, wird mit deren Ablauf gelöscht. Vorgänge, aus denen kein Schreiben wurde, löscht die Anwendung einen Monat nach der letzten Änderung selbsttätig.

Endet der Nutzungsvertrag, kann der Verantwortliche seine Daten vorher in der Anwendung herunterladen; auf Verlangen gibt der Auftragsverarbeiter sie ihm vor der Löschung in einem gängigen, maschinenlesbaren Format heraus. Mit dem Ende des Vertrags löscht er alle Daten, soweit nicht eine gesetzliche Pflicht zur Speicherung besteht.

11. Nachweise und Überprüfungen

Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf Anfrage alle Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Pflichten aus Art. 28 DSGVO erforderlich sind. Er ermöglicht Überprüfungen einschließlich Inspektionen durch den Verantwortlichen oder einen von ihm beauftragten, zur Verschwiegenheit verpflichteten Prüfer, nach Anmeldung mit angemessener Frist, zu üblichen Geschäftszeiten und ohne vermeidbare Störung des Betriebs. Vorrangig genügt die Vorlage geeigneter Unterlagen. Jede Seite trägt ihre eigenen Kosten.

12. Haftung und Schlussbestimmungen

Für die Haftung gegenüber betroffenen Personen gilt Art. 82 DSGVO. Im Verhältnis der Parteien zueinander gelten die Regelungen der Nutzungsbedingungen, soweit das Gesetz nichts anderes bestimmt.

Diese Vereinbarung wird geschlossen, indem der Verantwortliche sie in seinem Nutzerkonto annimmt; der Auftragsverarbeiter hält Fassung und Zeitpunkt der Annahme fest. Das elektronische Format genügt (Art. 28 Abs. 9 DSGVO). Eine geänderte Fassung gilt, sobald der Verantwortliche sie angenommen hat; bis dahin gilt die zuletzt angenommene. Ist eine Bestimmung unwirksam, bleibt der Rest wirksam. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.

Anlage 1 – Gegenstand der Verarbeitung

Art und Zweck. Bereitstellung der Anwendung, mit der der Verantwortliche Schreiben an Versicherungs- und Finanzgesellschaften vorbereitet, von seinen Kundinnen und Kunden elektronisch unterschreiben lässt und per Telefax oder E-Mail übermittelt; Verträge in Übersichten gegenüberstellt; seine Vertriebsstruktur darstellt und dazu Notizen, Ziele und Verhaltensprofile führt. Ferner die Information von Kundinnen und Kunden über die Verarbeitung per E-Mail im Namen des Verantwortlichen (Ziffer 3). Dazu gehören Speichern, Anzeigen, Übermitteln und Löschen sowie das Aufbewahren von Sendeberichten, Antworten der Empfänger und des Nachweises der Information.

Kategorien betroffener Personen. Kundinnen und Kunden sowie Interessenten des Verantwortlichen; Personen seiner Vertriebsstruktur und Personen, die er für eine Zusammenarbeit in Betracht zieht; Ansprechpartner bei Gesellschaften, soweit sie auf ein Schreiben antworten.

Art der Daten. Namen, Anschriften und Geburtsdaten; Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse und Telefonnummer; Kundennummern und die Zuordnung zu betreuenden Vertriebspartnern; Vertragsdaten wie Gesellschaft, Vertragsart, Vertragsnummer und Beitrag; Bankverbindungen, soweit eine Auszahlung verlangt wird; Inhalte von Schreiben und Übersichten; Bilder von Unterschriften und deren Zeitpunkt, ohne Angaben zum Schreibvorgang; Sendeberichte und Antworten der Empfänger; ob und wann über die Verarbeitung informiert wurde; zu Personen der Vertriebsstruktur zudem Position, Eintritt, Volumen, Notizen, Ziele und Verhaltensprofile.

Nicht Gegenstand sind Daten, die ausschließlich im Browser des Verantwortlichen verarbeitet und nicht an den Auftragsverarbeiter übertragen werden, etwa eingelesene Kundenlisten oder Anschreiben an empfohlene Personen.

Anlage 2 – Unterauftragsverarbeiter

Anlage 3 – Technische und organisatorische Maßnahmen

Fassung vom 18.10.2026